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Reuniones efectivas, Lean, como ser más efectivos?

Sin duda todos hemos participado en reuniones de tres o más horas, en donde se repiten los mismos temas, se cazan a los culpables, se rebuscan las soluciones y al final terminamos sin saber qué es lo que realmente debemos … [ leer más ]

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Reuniones efectivas, Lean, como ser más efectivos?

19 mayo, 2019, en Sin categoría por Manuel Drasdo


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Juntas Lean

Sin duda todos hemos participado en reuniones de tres o más horas, en donde se repiten los mismos temas, se cazan a los culpables, se rebuscan las soluciones y al final terminamos sin saber qué es lo que realmente debemos hacer o por dónde empezar.

Estas juntas están llenas de “desperdicio”, ¡sí! De un desperdicio, ya que no están enfocadas a la mejora continua o a la optimización.

Aquí te traigo unas recomendaciones para hacer unas reuniones o juntas Lean:

  • Realizar pequeñas reuniones diarias. Realizar pequeñas reuniones diarias con tu equipo de trabajo de máximo 15 minutos antes de empezar la operación diaria, mantendrá a todos enterados sobre las metas que tenemos o debemos alcanzar, pero ATENCION!, no comiences jamás con los puntos negativos. Empezar el día con negatividad resultara fatal, lo primero que tenemos que hacer es reconocer lo que se hizo bien el día anterior y al final revisar que mejoras continuas podemos implementar.
  • Participación al mismo nivel. Una participación “al mismo nivel” es lo más actual y está comprobado que hacer partícipe al equipo arroja más resultados. ¿Qué quiero decir con esto? El método típico de que el jefe es el que toma todas las decisiones y a él se le ocurren todas las mejoras, es obsoleto, debemos preguntar a los colaboradores que es lo que ellos mejorarían en sus puestos de trabajo, con el único fin de, primero: mejorar su área de trabajo y segundo: como impactaría esto al cliente final.
  • Reconocimiento. Es también muy típico que un colega o superior se “cuelgue “los éxitos de los demás. Una de las ventajas de Lean o Lean Six Sigma es convertir a las personas en mejores personas, reconocen el trabajo y las ideas de los demás. Esto debe ser un tema diario y otorgar el mérito a quien lo merece, es algo honesto y de alta motivación.
  • Identificar desechos: Presentar los resultados de la empresa de manera compacta y sin tediosos flujos de diagrama y números complicados. Es mejor involucrar a todo al equipo a sentirse comprometido, mediante una motivación estructurada de participación en los logros. No es necesario saturar de información al personal, de hecho tampoco a los Gerentes, los análisis de los números en los mandos medios se tienen que hacer de manera individual y en todo momento a la búsqueda de mejoras y búsqueda de desechos para optimizar con el fin de mejorar los resultados financieros. Por otra parte hay que involucrar a todos en la búsqueda de desechos en cada rincón la empresa, pero, con la clara instrucción de que no estamos a la caza de errores de otras personas, sino, de uno mismo.
  • Lugar de las reuniones: Si estas en un área cerrada, cambia la mesa tradicional por una mesa muy alta y quita todas las sillas, así las reuniones no duraran una eternidad, nadie se dormirá y todos estarán atentos a participar. Cambia el lugar de las reuniones, un día a la semana en producción, un día en logística, un día en la cocina, un día en el patio.
  • Highlight del día: Un cumpleaños, una felicitación de un cliente por nuestra calidad y servicio, un logro sobresaliente de un miembro del equipo, el nacimiento de un bebe, todo esto hace que nos sintamos parte de la familia Lean.
  • Errores: Los errores no tienen culpables, somos humanos y por ello necesitamos una mejor capacitación, una capacitación ineficiente, es también un desecho. Preguntemos al equipo como podemos evitarlos, ¿qué propondrían?. Podemos crear un Bench Marking con cada nombre y que cada quien lleve recuento, cuantos días lleva sin cometer errores.

 

Aquí les dejo una minuta que podría servir:

  1. Saludo ( de manera muy positiva y efusiva) Ver: Inicio Wal-Mart
  2. Quien es el líder en “duty”
  3. Números y metas
  4. Dashboard
  5. Agradecimientos
  6. Propuestas de mejoras
  7. Anuncios generales
  8. Errores
  9. Desechos identificados
  10. Propuestas de mejora
  11. Desear un excelente inicio de operaciones.

Si hay una junta de líderes por semana, realízala en el lugar donde no hay sillas, envía la minuta al principio de semana, para la próxima semana , además sistematiza un máximo de 15 minutos por hablante.
 

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