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ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL VS TRABAJO COLECTIVO

15 noviembre, 2014, en GENERACIÓN 2.0 por SAUL SALCEDO LLIN
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  • Organización de su trabajo personal

Problemas

A día de hoy acumulamos correos, llamadas, notas, tareas, compromisos, … y estamos apagando fuegos continuamente sin tener la certeza de hacia donde estamos encaminando nuestro objetivo. A cada momento cambia la prioridad, la urgencia o la importancia. Se mezcla lo laboral con lo personal. Las planificaciones se vuelven insuficientes e inservibles.

Hemos de tener en cuenta que todas las cosas que no están terminadas que han sido planificadas para un día en concreto generan estrés, y por tanto disminuyen nuestra capacidad de atención y rendimiento. “David Allen“.

Porque la verdad es que no es nada fácil ser eficaz si tienes muchos emails sin leer, el WhatsApp no para y encima tienes un compañero que te interrumpe cada diez minutos para preguntarte algo.

  • Estas interrupciones y distracciones evitan que te puedes concentrar.
  • Pasas el día apagando fuegos y no avanzas.
  • Las reuniones demasiado largas te hacen perder el tiempo.
  • Cada día tienes más correo en la bandeja de entrada.equipo-de-trabajo
  • Por falta de tiempo acabas tus tareas tarde y mal.
  • El estrés de cada día causa presión e inseguridad.

Se trata de una de las afirmaciones y lista de problemas que trata el experto Jeroen Sangers en su blog sobre la productividad tanto individual y colectiva, a los que nos enfrentamos diariamente en nuestra posición de trabajo.

Rendimiento personal                                                                                                                                                      Imagen de divas.pe

Hemos de tener en cuenta, en el momento de la organización y planificación de las tareas como es cada una de las personas, ya que no todos los individuos de un grupo de personas funcionan del mismo modo, para sacar el mayor rendimiento personal de cada uno de ellos.

Tendremos gente que tiene su punta de rendimiento por la mañana y otros por la tarde.

Uso de metodología GTD (Getting things done)

Gráfico GTD

Imagen de tecnologíapyme.com

Se ha de dividir las acciones o tareas que recibimos en tres puntos:

1. Capturar: Se ha de recibir la información, tanto si es a nivel oral, que entonces podemos usar un simple blog de notas para apuntarlo, por ejemplo, estoy en medio de una reunión y se me ocurre que debo llamar a un cliente solamente finalice la reunión, saco mi bolígrafo y libreta lo apunto y continuo. De este modo, usamos tres segundo de nuestro tiempo y continuamos estando al 100% en la reunión, y no pensando en la otra cosa que debo hacer en terminar la misma, y bajando nuestro nivel de atención.

Además, una de las grandes acumuladoras de tareas que tenemos a día de hoy son las bandejas de entrada de los correos electrónicos, en las cuales entra la información y trabajos a realizar, pero no interrumpen los momentos en los que estás en plenitud de concentración. Es decir, puedes usar otro momento para la clasificación y la realización de la tarea.
“yo decido lo que debo hacer, y no lo que me mandan los correos”

2. Clasificar: Hemos de dividir las tareas a realizar en un día en tres:

  • Gran dedicación: tareas que necesitan todo nuestro enfoque.
  • Rápidas: Tareas que necesitan menos de dos minutos – se hacen enseguida, ya que perderíamos más tiempo clasificándolas en un calendario.
  • Rutinarias: Tareas que puedes realizar sin pensar, como por ejemplo, facturar a clientes.

3. Completar: Aquí entra el nivel de energía que tiene cada persona en cada momento del día, así colocaremos las tareas que más esfuerzo necesitan de nosotros en los momentos de más rendimiento del día, y las que menos en las bajadas de energía.

Conclusión

De este modo, vemos que la gestión del tiempo, no es en si una gestión posible, ya que vemos que el tiempo es el mismo para todo el mundo, y solamente podemos gestiona nuestras propias acciones. Por tanto, no es tanto como gestionamos el tiempo sino que y como gestionamos nuestras acciones.

Organización del trabajo colaborativo (Gestión de grupo)

Problemas

Tratamos con los mismos problemas con los que nos hemos enfrentado en la organización del trabajo personal, pero añadiendo que ahora somos un grupo de personas, las cuáles cada una tiene una forma de pensar, tiene más rendimiento en diferentes horas del día, tiene unos tiempos de concentración distintos, etc.

Solución de problemas

Hemos de tener en cuenta esto para saber, cuando montar reuniones, molestar a compañeros con preguntas, saber si es urgente o no la información que vamos a consultar, etc.

Reuniones: Eficaces, con la información enviada y estudiada con anterioridad, con un máximo de tiempo de uso. Esto es, porque mientras la gente está en la reunión no está produciendo para la empresa y es un coste muy grande para la misma.

Consultas: Una consulta a un compañero se ha de hacer por diferentes medios pudiendo valorar si es urgente o no, ya que de este modo podemos usar el teléfono (si es muy urgente) o el correo electrónico (si no lo es). De este modo, respetamos los tiempos máximos de concentración de nuestros compañeros, incrementando mucho el rendimiento individual de los individuos, y por tanto, el del equipo.

Herramientas

 Tenemos muchas herramientas que podemos usar a día de hoy para la gestión de proyectos, como podemos ver en el análisis que realiza lancetalent en su blog, dependiendo el uso que le vamos a dar. Pero además, hemos de tener en cuenta aplicaciones como asana o qubity, la última con posibilidad de interface en español, que para los que no dominan el inglés siempre es de ayuda. Esto es comentado en el video del experto Jeroen Sanders.

Estas dos últimas herramientas, nos ofrecen la posibilidad de creación de proyectos en los cuales podemos marcar unas tareas y subtareas, si fuera necesario para gestionar mejor los proyectos que estamos desempeñando.

Además, podemos invitar, mediante email, a todos los compañeros que queremos que participen en el proyecto.

En todo momento, podemos asignar tareas y que nos las asignen, y cada una de ellas debe ser aceptada por el receptor, sabiendo el estado de cada una de ellas en cada instante que queramos consultarlo. Disponemos de un diagrama de gantt tanto para las tareas personales como para las generales del proyecto, pudiendo modificar las fechas de inicio final, para una mejor gestión del proyecto, ya que podemos vernos en situaciones de saturación de trabajo urgente aplazando el trabajo menos urgente y recolocando de nuevo las tareas.

También, disponemos de una wiki, donde podemos interactuar de la forma más sencilla posible con los compañeros de trabajo o de proyecto, enviado documentación y comentando los posibles problemas y soluciones que surgen en cada momento.

  •  Conclusión

Desde mi punto de vista, hablando de una aplicación sencilla de utilizar con un coste relativamente bajo, siempre hablando del mundo de las PYMES, tanto la aplicación asana como qubity pueden ser válidas tanto para la gestión de proyectos en su conjunto como para la organización del trabajo personal, ya que entremezclan la posibilidad de una gestión de las tareas a nivel individual con el conjunto de tareas a realizar en la realización de un proyecto.

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